Valmistautuminen:
Kokoukseen kulun sujuvoittamiseksi ja yhteisen kokoontumisajan hyödyntämiseksi on hyvä valmistautua tilaisuuteen sen luonteen ja aihepiirin edellyttämällä tavalla. Ilmoittaudu määräaikaan mennessä, mikäli koollekutsuja sitä pyytää. Näin pystyy ennakoimaan osallistujamäärää ja huomioimaan sen esim. kokoustarjoiluissa. Lue esityslista, jos sellainen on lähetetty ja edellisen kerran muistio - jos sellainen on. Näin oirentoidut valmiiksi tilaisuuteen. Huomioi eritoten, onko koollekutsuja pyytänyt valmistelemaan jotain aihetta etukäteen. Kokousajasta ei silloin mene turhaa aikaa sellaiseen, jonka pystyy ennakoimaan. Esityslistan laatijan on hyvä huomioida käytettävissä oleva aika ja suhteuttaa siihen, minkä verran aiheita ehtii kokouksessa käsitellä.
Jos kokouspaikka on uusi, kannattaa varata vähän enemmän aikaa alkuun, jotta saa av-välineet haltuun ennen kokousta. Oma esitys on hyvä tallettaa muistitikulle, pilvipalveluun ja sähköpostiin, niin se on saatavilla kätevästi riippumatta siitä, miten esityslaitteet tai nettiyhteydet toimivat.
Kokouksen käynnistäminen ja kokouksen kulku:
Roolit ryhdittävät kokousta. Yleensä valitaan puheenjohtaja ja sihteeri, joka laatii muistion/ pöytäkirjan. Olipa kokous millainen tahansa, aina on hyvä laittaa asioita ylös. Sihteeri voi kirjoittaa muistiota kokouksen edetessä. Niinpä on hyvä, että puheenjohtaja jakaa puheenvuoroja ja huolehtii, että tilaisuus ei mene päällekkäin puhumiseksi. Osallistujalista on hyvä kerätä tilaisuuden alussa. Puheenjohtaja voi alussa esitellä vielä lyhyesti asialistan ja tiedustella, onko jotain muita asioita käsiteltäväksi. Omat kännykät ja muut laitteet on syytä pitää äänettöminä ja poissa käsistä. Osallistuessaan kokoukseen, kannattaa siihen myös keskittyä.
Tauot:
Kokouksen kestäessä, on hyvä pitää taukoja. Varsinkin, jos istuu pitkään, on syytä jaloitella ja vaikka taukojumpata välissä.
Kokouksen päättäminen:
Puheenjohtaja voi tehdä lopuksi lyhyen yhteenvedon tai sihteeri voi tarkistuttaa osallistujilla kirjaamiaan asioita. Tarvittaessa seuraava kokousajankohta on hyvä sopia ennen tilaisuuden päättymistä.
